bissniss.se Svensk internet business

Ska du skriva pressmeddelande? Här är 15 konkreta råd för ett lyckat pressmeddelande:

1. ANVÄND LOGGAN Placera er logotyp i dokumentets sidhuvud och längst upp i mejlet.

2. DATERA TYDLIGT Pressmeddelanden är färskvaror. Datera därför väl synligt under er logotyp,

3. RUBRICERA SLAGKRAFTIGT En bra rubrik är kort, slagkraftig och anger huvudbudskapet. Den bör rymmas på en rad. Tänk nyhetsmässigt och låt dig inspireras av medias ofta fyndiga och intresseväckande formuleringar.

4. SAMMANFATTA FÖRST Skriv en ingress i fet stil som på 2-4 rader sammanfattar hela nyheten. Rubrik och ingress ska kunna kopieras direkt av den tidning som vill göra en notis.

5. SKRIV NYHETSMÄSSIGT Skriv det viktigaste först, eftersom redaktionell text kortas nedifrån. Ett par kärnfulla uttalanden gör  pressmeddelandet mer livfullt och användbart för media. Ange namn och titel efter första citatet och baranamn efter det andra.

6. LÄNKA TILL BILDER Ange webbadressen till ett bildarkiv med talespersoner och relevanta miljöer. Bra bilder för fri publicering ökar chansen att det blir en illustrerad artikel i stället för en liten notis.

7. ANGE KONTAKTUPPGIFTER Infoga kontaktuppgifter till talespersonen och eventuellt andra personer som kan ge ytterligare information. Telefonnummer, mobilnummer och mejladress bör finnas med.

8. PRESENTERA VERKSAMHETEN Presentera er verksamhet på 4-6 rader i malldokumentets sidfot. Använd en mindre teckenstorlek för att inte stjäla uppmärksamhet från nyheten. Glöm inte att ange er webbadress.

9. ERBJUD EXKLUSIVITET Att först erbjuda er nyhet exklusivt till en utvald reporter eller nyhetsredaktion kan ofta vara klokt. Om det lyckas sänds pressmeddelandet ut till övriga media direkt efter publicering.

10. SKICKA MED MEJL Sänd pressmeddelandet via mejl, med rubriken i ämnesraden. Klistra in texten direkt i mejlet. Använd uppdaterade egna sändlistor eller anlita en distributionstjänst, till exempel Cision, Hugin, Newsdesk eller Pir. Överväg att inkludera opinionsbildare, bloggare och andra intressenter i era sändlistor.

11. PUBLICERA PÅ WEBBEN Lägg ut pressmeddelandet på er webbplats samtidigt som det sänds ut. Den som läser om er nyhet kan då verifiera informationen och se era tidigare pressmeddelanden.

12. VAR TILLGÄNGLIGA Se till att kontaktpersonerna är tillgängliga när pressmeddelandet går ut. Den som ändå missar ett samtal bör prioritera att snabbt ringa tillbaka till journalisten.

13. FÖRBERED FRÅGOR & SVAR Tänk igenom vilka frågor journalisterna kan vilja ha svar på. Skriv ned kortfattade och tydliga svar, med målet att de ska vara begripliga även för den som saknar specialkunskaper inom ert område.

14. KOM IHÅG REGIONALA OCH LOKALA MEDIA Många företag och organisationer kan anpassa sina pressmeddelanden till regionala och lokala media med särskilt framtagen statistik. Med länets eller kommunens namn i rubriken och ingressen ökar chansen till publicering väsentligt.

20 tips för att få ett pressmeddelande publicerat

1. Skapa en nyhet av ditt pressmeddelande? Ingen vill läsa om något som händer på ditt företag om det inte är av allmänt intresse. En nyhet är unik, aktuell och berör många. En omorganisering är inte intressant för allmänheten om den inte innebär nyanställningar, vilket sänder ut en positiv framtidstro om er organisation och lockar till jobbansökningar.
2. Slagkraftig rubrik. En intressant rubrik krävs för att journalisten ens ska lägga märke till ditt pressmeddelande.  Därför bör du lägga mycket tid på rubriken. Var gärna lite kontroversiell, men tänk på att skriva journalistiskt.
3. Locka till läsning i ingressen. Sammanfatta nyhetens mest intressanta delar. Man kan i princip säga att ingressen ska kunna läsas fristående från resten av nyheten.
4. Viktigaste först. Journalister skriver enligt en trattmodell (eller omvänd pyramid) där det viktigaste kommer först. Detta gäller främst tidningar eftersom man börjar stryka från slutet om texten inte får plats. Säg därför det viktigaste först och gå in på detaljer efter det.
5. Max en A4-sida. Du bör inte skriva mer än en A4-sida. Om du behöver mer utrymme än så, kommer din nyhet inte att publiceras och förmodligen hamna direkt i papperskorgen.
6. Gör journalistens jobb. Försök tänka och framför allt skriva som en journalist. Besvara de vanliga journalistiska frågorna: vem, vad, när, hur, var och varför? Om alla nödvändiga frågor är besvarade och den är korrekt skriven ökar detta chansen för publicering dramatiskt. Då kan journalisten i princip kopiera och klistra in din text.
7. Skriv för en person. Tänk på en person som läser tidningen eller webbplatsen du skickar ditt pressmeddelande till. Skriv för den personen. Skriv aldrig för tidningen.
8. Skriv inte reklam. Pressmeddelanden är inte reklam. Använd därför inte superlativ och förskönande adjektiv. “Äntligen är den här!” eller “Superbra rengöringsmedel!!!” är inga rubriker som inger förtroende eller för den delen signalerar journalistisk. Det är reklamiska och hör inte hemma i en seriös tidningsartikel.
9. Undvik förkortningar. Tänk på att skriva text som är anpassad för målgruppen i mediet du ska skriva till. Om du skriver för Dagens Medicin kan du använda fackspråk, men om du skriver för Dagens Nyheter måste du förenkla språket och använda begrepp som människor utan läkarutbildning kan förstå.
10. Bifoga bilder. Hänvisa gärna till mer information på webben, där journalisten på ett enkelt sätt kan komma åt bilder och en historik om företaget. Se till att bilderna är högupplösta och lätta att få tag på. Använd små tumnaglar så att man snabbt kan överblicka alla foton och länka direkt till bildfilen. Gör det så enkelt som möjligt för journalisten att få tag i ditt material.

11. Bara en nyhet. Ackumulera inte flera nyheter till en stor. Skriv då hellre flera pressmeddelanden. En tanke per pressmeddelande är en god tumregel.
12. Presentera företaget. Skriv en presentation om företaget längst ned i pressmeddelandet. På så sätt kan du berätta vad ni gör utan att blanda in det i själva texten.  Din logga bör vara med i dokumentet så att den exponeras så mycket som möjligt. Satsa på färg eftersom svartvita pressmeddelanden inte uppmärksammas lika mycket. Sist i pressmeddelandet ska du ange kontaktperson med telefonnummer, titel och e-postadress som journalisten kan kontakta. Kontaktpersonen måste givetvis känna till vad pressmeddelandet handlar om, och ha tid att svara på frågor.
13. Ordet “Pressmeddelande” bör finnas med. Ange alltid datum, eftersom redaktionerna vill vara först med de senaste nyheterna. Var också tydlig om det ska publiceras under en specifik dag. Till exempel “för omedelbar publicering” eller “publiceras på julafton”.
14. Använd citat. Varva din nyhetstext med citat från nyckelpersoner på företaget. Om du kan få in ett citat från en känd person är det extra bra.
15. Utför undersökningar. Om du utför en undersökning om något intressant ämne ökar du chansen att få din nyhet publicerad. Undersökningar signalerar objektivitet (så länge de görs rätt) och kan påvisa trender.
16. Skicka på morgonen. Sänd pressmeddelandet under morgonen eller tidig förmiddag. Om du skickar det senare är det risk för att journalisten redan är upptagen med annat.
17. Kolla upp journalisterna. Håll koll på vilka journalister som bevakar ditt ämnesområde. Du ser på det viset var journalisterna skriver om, och vilket typ av innehåll som går hem. Försök anpassa språket och innehållet till journalisten eller tidningen.
18. Vänd dig direkt till journalisten. Bäst respons får man om du skickar skickar pressmeddelandet direkt till en journalist inom din bransch i stället för en allmän adress. Däremot kan du använda någon av de tjänster på nätet som distribuerar pressmeddelanden. På det sättet får journalisten det som han eller hon vill. Skicka aldrig spam!
19. Kom det fram? Chansen att journalisten läser ditt pressmeddelande kan öka om du ringer och frågar om det kommit fram.
20. Skicka på sommaren. På sommaren är det större chans att få din nyhet publicerad på grund av nyhetstorkan.

Om du skickar ditt pressmeddelande via e-post bör du skriva meddelandet direkt i mailet och inte som en bilaga.  Inkludera även en länk till pressmeddelandet på nätet.  Där bör du också ha ett arkiv över tidigare skickade pressmeddelanden, samt lättillgängliga  bilder på nyckelpersoner i företaget, logotyp eller produktbilder.